Monotasken is meer dan een hype: het is echt pure noodzaak

Het lijkt wel of monotasken, singletasken, switchtasken of multitasken de nieuwe hype is geworden. Het was 27 september zelfs nationale Singletaskdag, uitgeroepen door het blad Psychologie Magazine. Dat kan geen toeval zijn: op mijn verjaardag een nationale “1- ding- tegelijkertijd” dag. Al jaren houd ik me dag en nacht bezig met het onderwerp Werk Privé Balans. Lang heb ik gedacht dat ik een Supervrouw ben, die alles tegelijkertijd kan doen en dan ook nog goed. Echter, ik kom er steeds meer achter, door ervaring en ook door alles wat ik lees over dit onderwerp, dat ik maar een gewoon mens ben. En net zo weinig  productief ben met multitasken als ieder ander. Wat een deceptie…maar het geeft ook rust en mogelijkheden.

We gaan steeds sneller en sneller
Sinds 1950 zijn we 50% sneller gaan praten, slapen we een half uur minder, lopen we 10% sneller en worden muziekstukken zelfs sneller gespeeld. Het boek en de website Neem de Tijd van Coen Haegens is echt een eye-opener. Wij zijn 24/7 bereikbaar met onze smartphones. Het blijkt uit onderzoek dat studenten die hun smartphone moeten missen, zelfs voor een paar uur, direct lijden aan ontwenningsverschijnselen (cold turkey) die te vergelijken zijn met die van rokers of drugsverslaafden. Deze cold turkey doet zich zelfs voor bij 79 % van de onderzochte studenten, die een dag lang werden afgesloten van hun smartphone. Ze raakten in de war, voelden zich geïsoleerd en werden onrustig.

Tegelijkertijd hebben we een enorme technologische vooruitgang geboekt met tijdbesparende apparaten zoals (af)wasmachines, magnetrons, espresso apparaten etc. Dan zouden we toch tijd over moeten hebben. Echter…een week heeft nog steeds 168 uur, en je krijgt nooit een kassabonnetje aan het einde van de week; “Gefeliciteerd u heeft nu 12 uur over”. Nee, erger nog, vraag een willekeurige collega, vriend of familielid hoe het gaat en iedereen heeft het drukdrukdruk.

Wat denk je, zijn deze stellingen waar of niet waar?

  1. De hersens van een 65-plusser die één ding tegelijk doet, functioneren beter dan die van een Multitasker.
  2. Multitasken  staat gelijk aan niets doen.
  3. Het verlies aan productiviteit voor de gehele organisatie door Multitasken op zo’n 50% ligt.
  4. Multitasken maakt dom.

Ze zijn allemaal……… waar. Dit blijkt uit onderzoek van o.a. Eyal Ophir, Clifford Nass en Anthony Wagner aan de Stanford University. en Tony Schwarz Harvard Business Review

Multitasken kost geld
Het is schokkend om te lezen dat het verlies door multitasken alleen al in de VS per jaar 650 miljard dollar bedraagt, blijkt uit een artikel in de New York Times door Jonathan Spira.  Het letterlijk terugdringen van Multitasken is geen bijzaak meer, het is pure noodzaak geworden. Wil je als organisatie op korte termijn geld besparen en letterlijk werkdruk en stress verminderen, investeer dan in je medewerkers & het management en zorg samen voor een cultuuromslag. Ga eens bekijken hoe het staat met de cultuur (“zo doen wij dat altijd hier”) met betrekking tot bijvoorbeeld email verkeer. Verwacht iedereen binnen 5 minuten antwoord op een mail, ook op niet dringende vragen? Moet iedereen 24/7 bereikbaar zijn en dan heb ik het nog niet eens over de cc mail cultuur. Wel handig even een cctje. Wat is het doel van die cc. Overload aan kennis, overload en mail En…schrik niet het kost 25 minuten voordat iemand weer terug is in zijn echter werk, blijkt uit onderzoek van o.a. Edward Hallowel. Dus 20 cc tjes per dag is 20 maal 25 is 500 minuten…..waste of time. Stoppen!

Ben ik zwartgallig?
Nee, ik ben eerlijk, open en gooi eens lekker een “bom naar binnen”. Wie durft ermee aan de slag te gaan, wie durft te zeggen…ik ben een multitask verslaafde en ik moet van die verslaving af? Wie durft te zeggen “wij zijn als organisatie debet aan die verslaving en gaan onze mensen helpen om weer van die verslaving of te komen?” Afgelopen week verzorgden we een training “Meer Monotasken, minder Multitasken” voor een grote ICT dienstverlener in het kader van Vitaliteit. Er waren ook veel managers aanwezig en …iedereen schrok in het begin van de impact van Multitasken op de organisatie en de mens. En uiteraard vonden de meeste mensen dat zij wel goed konden mutitasken (79% van de vrouwen en 54% van de mannen denkt zo over zichzelf). Helaas is dat echt een mythe, zegt onderzoeker Niels Taatgen. En nog heftiger…het blijkt dat multitasken niet aan te leren te is. Als je het al kunt, dan zit het in een gen, waardoor het dopamine systeem beter werkt, ontdekten Strayer en Watson.

Wat kun je wel doen als verslaafde multitasker?
Van “onbewust onbekwaam” naar “bewust onbekwaam” is al een grote stap die je kunt zetten. Door bewust te zijn van het feit dat je multitaskt en wat dat betekent. En als je dan bewust bent wat en waarom je doet, dan kun je een keuze maken, als mens en als organisatie naar de volgende stap, namelijk hoe ga ik/gaan wij, dit aanpakken en veranderen. Uiteraard zijn er prachtige tools, zoals Concentrate of kijk op deze site voor 19 apps om te monotasken. Deze programma’s helpen je om niet bijvoorbeeld constant je mail te checken, sommige schakelen zelfs de computer uit. Je kunt ook alvast beginnen om je “melding/geluidje” uit te zetten op je smartphone, ipad en computer zodra er een mailtje, tweet of Facebook melding komt.  Begin met 5 dingen per dag 1-voor-1 te doen…dan is dat al een stap in de goede richting. Zowel thuis als privé. Want bedenk:

“Wat ik ook doe, ik ben efficienter, productiever en creatiever als het mijn volle, onverdeelde aandacht krijgt

Annemie Schuitemaker
(soms) een ex-multitasker

PS. Meer weten over onze ervaringen, trainingen en lunchlezingen over Monotasken/Multitasken? Kijk even op http://www.careerandlive.nl/workshop-multitasken/

Volg

Ontvang elk nieuw bericht direct in je inbox.